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Vous avez besoin qu’une personne rejoigne un Sujet spécifique sur votre espace de travail, sans qu’elle ait accès à vos autre projets ? Nous appelons cette personne, un Guest.
Les personnes que vous invitez sur un espace de travail en tant que membres, peuvent consulter la liste des Sujets et les rejoindre, voir toute l’équipe, et comptent comme un siège payant sur la souscription.
Cela est parfait pour les personnes de votre équipe ou celles avec qui vous collaborez de près, mais c’est moins adapté pour travailler avec un freelance, un client, ou un prestataire, qui pourraient par exemple voir la liste de tous vos Sujets associés à d’autres clients.
C’est pourquoi vous pouvez inviter des personnes externes à votre équipe, comme des freelances, des clients, des prestataires, à vous rejoindre et collaborer avec vous sur un Sujet spécifique. Un Guest n’est pas un membre payant, il n’est donc pas sur votre souscription. Un Guest peut cependant créer sa propre organisation de son côté avec une souscription.
Comment inviter un Guest ?
Sur la page d’un Sujet, vous pouvez inviter quelqu’un en Guest pour qu’il n’ait accès qu’à ce sujet en question, et tout son contenu.
Quel message le Guest va-t-il recevoir ensuite?
Cette personne va recevoir une invitation par email pour rejoindre ce Sujet.
Que peut voir un Guest ?
Un Guest peut seulement voir le Sujet spécifique sur lequel vous l’avez invité.
Le nom et le logo de l’espace de travail, sur lequel sur trouve se Sujet, seront également visibles :
Que peut faire un Guest ?
Un Guest peut globalement faire les mêmes choses qu’un membre du Sujet :
Voir la liste des membres du Sujet
Créer et commenter une discussion
Envoyer des messages privés
Créer et assigner des tâches
Ajouter des abonnés à une tâche
Marquer des tâches comme terminées
Utiliser les différentes intégrations
Attacher des documents, partager des URLs...
Cependant, un Guest :
NE peut PAS voir les autres Sujets de l’espace de travail
NE peut PAS voir les autres membres de l’espace de travail
NE peut PAS inviter d’autres membres ou Guests sur le Sujet
NE peut PAS modifier le Sujet (son nom, sa description, le supprimer…)
Ne peut PAS compter le temps passé sur une tâche
Combien de Sujets un Guest peut-il rejoindre ?
Il n'y a pas de limite spécifique au nombre de sujets qu'une personne peut rejoindre en tant que Guest.
Attention cependant : ils ne disposent pas d'une vue d'ensemble et doivent "scanner" sujet par sujet les conversations et tâches.
Au delà de quelques sujets il est fortement recommandé d’ajouter les personnes en tant que membre de l’espace de travail.
Combien de Guests peut-on avoir sur un espace de travail ?
Il n'y a pas de limite au nombre guests que vous pouvez inviter.
Des ratios plus spécifiques et adaptés peuvent cependant être définis avec vous pour offre Entreprise.
Quel plan choisir pour pouvoir utiliser la fonction Guest ?
Vous devez opter pour le plan Business ou Entreprise. Le plan Starter ne donne pas aux Guests. Si vous êtes Freelance nous vous recommandons donc le plan Business pour inviter vos clients et partenaires en Guests.
Fonctionnement type
Une organisation type comporte un ou plusieurs espaces de travail pour collaborer avec votre équipe interne.
Vous pouvez également créer un espace de travail dédié à chacun de vos clients, pour collaborer sur vos projets communs.
Une autre manière de faire est de créer un espace de travail “Mes Clients”, avec un Sujet par client, et de les inviter en Guest sur leur Sujet dédié.
Un Guest peut être :
Un contractant qui a seulement besoin d’accéder à un évènement ou projet particulier;
Un comptable sur le Sujet “Comptabilité”;
Votre avocat sur un Sujet “Juridique” ou tout autre Sujet secret ou confidentiel;
Ou tout simplement un client ou partenaire avec qui vous collaborez.