La copie du sujet est essentiellement une copie de sa liste de tâches, car les conversations ne seront pas copiées vers le nouveau sujet. Cependant toutes tâches sont copiées, y compris les tâches terminées qui seront copiés et deviendront alors des tâches à faire.

Cela vous permet de prendre un projet terminé, de le copier et d’utiliser cette copie pour « re-lancer » un projet du même type.

Comment ça marche?

Seul le responsable d’un sujet peut en créer une copie, en revanche les administrateurs de l’espace de travail peuvent aussi copier les sujets car ils ont les même droits que les responsables de sujet.

Cliquez sur le nom du sujet en haut de l'écran du sujet pour afficher les options dans un menu déroulant. Sélectionnez l'option « Copier ce sujet » pour commencer.

Vous pouvez nommer votre nouveau sujet et sélectionner les éléments que vous souhaitez copier. Voici la liste complète des options:

  • Membres du sujet
  • Responsables des tâches
  • Descriptions des tâches
  • Abonnés des tâches
  • Sous-tâches
  • Documents
  • Sujets des tâches
  • Échéances des tâches
  • Temps prévu (si vous avez l’option Time Tracking activée)

Il y a quelques options lourdes de conséquences, dont il faut faire particulièrement attention lors de la copie d’un sujet :

Sélectionner l’option “Responsable des tâches” attribuera les nouvelles tâches aux responsables actuels de toutes les tâches du sujet. Cela peut avoir un impact majeur sur leur liste de tâches personnelles en fonction du nombre de tâches. Il faut garder à l’esprit que les listes de tâches des membres de votre équipe peuvent rapidement devenir hors de contrôle lorsque cette case est cochée.

Sélectionner l’option “Sujets de tâches” partagera les nouvelles tâches dans les autres sujets. Cela peut aussi avoir un impact majeur sur les listes de tâches de ces sujets car beaucoup de nouvelles tâches peuvent être ajoutées à ces listes. 

Sélectionner l’option “Membres du sujet” ajoutera tous les membres du sujet actuel au nouveau sujet, et les notifiera qu'ils sont maintenant membres de ce nouveau sujet.

La confidentialité et la description du sujet resteront inchangées, vous devrez donc les changer manuellement plus tard si nécessaire.

Une fois que vous avez soigneusement pensé à ce que vous souhaitez copier, cliquez sur le bouton « Créer » dans le coin en bas à droite de la fenêtre pour commencer la copie du sujet.

La copie du sujet commencera à fonctionner en arrière plan et vous recevrez une notification lorsque la copie sera terminée.

Vous pouvez maintenant commencer à travailler dans ce nouveau sujet avec votre équipe.

Si en copiant un sujet vous impactez les listes de tâches de vos collègues et/ou de vos sujets de façon inattendue, merci de nous contacter.

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